Eine Entscheidung – das wissen wir alle – ist die Wahl zwischen mehreren sich bietenden Möglichkeiten im Hinblick auf ein angestrebtes Ziel. Idealerweise führt der gewählte Weg zum Ziel (Effektivität) und zwar möglichst schnell (Effizienz).
Das Problem ist nur: wie findet man den richtigen Weg?
Wenn Ihre Entscheidung als Mittlerer Manager gefragt ist, dann handelt es sich meistens um Situationen, in denen jemand anderes nicht mehr weiter weiß.
Warum also sollten Sie schlauer sein?
1. Informationen sammeln
An erster Stelle ist es notwendig, dass Sie die für das Verständnis des Problems notwendigen Informationen zusammen tragen.
Holen Sie den Mitarbeiter Ihrer Abteilung an den Tisch, von dem Sie glauben, dass er Ihnen den Sachverhalt am besten darlegen kann (im Zweifel nicht den, der das Problem intellektuell am besten drauf hat). Fragen Sie gnadenlos so lange, bis Sie sich sicher sind, das Problem vollständig verstanden zu haben.
Vorsicht! An dieser Stelle werden häufig Fehler gemacht. Viele Mittlere Manager haben hier Angst, weil Sie befürchten, dass die Mitarbeiter merken, wie wenig sie Bescheid wissen. Oder es ist ihnen unangenehm “zu bohrend” nachzufragen. Tatsache ist: das ist Ihre Aufgabe. Sie müssen die Dinge hinterfragen!
Praxistipp: Sagen Sie offen, dass Sie das Problem noch nicht verstanden haben. Wählen Sie offensiv Formulierungen wie “Bitte noch mal, diesen Punkt habe ich immer noch nicht verstanden.”
Glaube Sie mir, ich habe es oft genug erlebt, dass es nicht daran lag, dass ich es nicht verstanden hatte, sondern daran, dass es der Mitarbeiter nicht richtig verstanden hatte.
Wenn Sie richtig nachfragen, zeichnet sich nicht selten bereits an dieser Stelle ein Lösungsweg ab.
Wenn Sie das Problem verstanden haben, aber immer noch keine Idee haben, wo die Lösung liegen könnte, holen Sie sich einen zweiten Experten an den Tisch und lassen Sie sich das Problem erneut erklären.
2. Herausfinden, was die Lösung des Problems blockiert
Es gibt einige typische Möglichkeiten, warum ein sogenanntes Problem überhaupt entsteht.
Ich nenne Ihnen ein paar:
- Der Mitarbeiter hat Angst, die Verantwortung zu übernehmen, oder er ist – anders ausgedrückt – der Meinung, dass die Entscheidung Ihr Job ist
- Die Lösung des Problems ist mit Unannehmlichkeiten verbunden, z.B. weil man gegenüber dem Kunden die entgegenstehenden Interessen des Unternehmens vertreten muss
- Es handelt sich um Fehler in den Prozessabläufen des Unternehmens, d.h. das Problem wird immer wieder auftreten, solange der Prozess so läuft
- Der Mitarbeiter hat einen Fehler gemacht und möchte jetzt, dass Sie ihm Absolution erteilen
und so weiter und so fort.
Sehen Sie den Punkt?
Meist handelt es sich im Kern gar nicht um ein Problem gemäß unserer Ausgangsdefinition. Aber nur, wenn Sie fragen, fragen und noch mal fragen, werden Sie das auch heraus finden.
Und wenn es sich dann doch einmal um ein echtes Problem handelt, dann schreiben Sie gemeinsam mit Ihren Spezialisten die Pros und Contras auf, dokumentieren Sie diese, reden Sie ggf. mit Ihrem Chef / holen Sie die Zustimmung des zuständigen Gremiums ein und entscheiden Sie einfach. Wenn es wirklich Spitz auf Knopf steht, ist es oft wichtiger, dass überhaupt eine Entscheidung getroffen wird. Ein Richtig oder Falsch im Sinne von Schwarz oder Weiß gibt es dann eben gar nicht mehr.
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